6月27日，为确保出行安全，商学院召开“暑期波兰交流团”行前动员会。会议由带队老师何炳华和杨桂丽共同主持，主要就出行期间学习、安全、纪律等需要注意的事项进行了辅导。

6月28日，全体人员参加了校学生工作部以及综合事务部组织的2018年出国出境学生行前教育的动员大会，外事处副处长程萌针对学生出境期间证件准备、应急措施、携带物品、出行纪律、出行礼仪等方面进行了辅导；教务处老师详细解读了出国、出境访学项目学分互抵政策；保卫处副处长叶卫树以案例的形式开展了生动的境外安全行前辅导。